İsviçre'de dernekler için yapay zeka

Zaman veya para yatırmadan önce yapay zekanın gerçekte ne yaptığını ve ne yapmadığını anlamak faydalıdır. Üretken yapay zeka araçları (metin, görsel, belge özeti) bugün herhangi bir tarayıcıdan, kurulum veya bilişim uzmanlığı gerektirmeksizin erişilebilir durumdadır. Basit bir ilkeyle çalışırlar: ihtiyacınızı tanımlarsınız, araç bir sonuç üretir ve siz bunu gözden geçirip düzeltersiniz. Bu insanın yerini almaz; bir ivme kazandırıcıdır. Yıllık bağış çağrısını yazmak için 4 saat harcayan bir dernek artık 15 dakikada ilk taslağı oluşturabilir ve geri kalan zamanı gözden geçirme ve kişiselleştirmeye ayırabilir. Toplantı tutanaklarını elle yazan bir kulüp sekreteri otomatik transkripsiyondan yararlanabilir. Üç sosyal medya kanalını tek başına yöneten bir iletişim sorumlusu bir aylık içeriği yarım günde planlayabilir.

İdari işler genellikle bir dernekteki en büyük hayal kırıklığının kaynağıdır. Yetkin gönüllülerin zamanını, misyon açısından düşük değer katan görevlere çeker. Yapay zeka bu yükün önemli bir bölümünü üstlenebilir veya hızlandırabilir.

Genel kurul hazırlığı buna iyi bir örnektir: üyelerden iletilen maddelere dayanarak gündem oluşturma, yapılandırılmış bir tutanak şablonu hazırlama, toplantı kaydedilmişse otomatik özet çıkarma. Yönetim kurullarının sıkça baskı hissettiği yıllık faaliyet raporları, yapay zekanın biçimlendirdiği, yapılandırdığı ve zenginleştirdiği olgusal bir çıkış noktasından başlayarak daha hızlı oluşturulabilir. Titizlikli yazım gerektiren hibe başvuru dosyaları da bu destekten yararlanır: yapay zeka içeriğin yerini almaz (olgusal ve derneğe özgü olması gerekir), ancak yapılandırır, yeniden ifade eder ve kayıt dilini alıcıya (kanton, vakıf, belediye) göre uyarlar.

Üyeler ve gönüllülerle ilişki her derneğin özünü oluşturur. Yapay zeka, yapıyı ağırlaştırmadan bu ilişkiyi profesyonelleştirmeyi sağlar. En hızlı faydayı sunan kullanımların başında takip yönetimi gelir: üyelik yenileme hatırlatmaları, etkinlik katılım onayları, ödenmemiş aidat takibi. Zaman yetersizliği nedeniyle sıkça ihmal edilen bu görevler, kişiselleştirilmiş mesajlarla otomatikleştirilebilir.

Belirli görevlerde (spor etkinlikleri, yardım gezileri, festivaller) gönüllü yöneten dernekler için yapay zeka, beyan edilen müsaitlikler ve yetkinlikler gözetilerek görevlendirme planlamasına yardımcı olur. Çoğunlukla gayri resmi ve tutarsız olan yeni gönüllü oryantasyonu standartlaştırılabilir: yapay zeka kişiselleştirilmiş bir karşılama kartı, dernek kurallarının özeti ve eğitim planı oluşturur.

Katılımsızlığın fark edilmesi önemli ama sıklıkla göz ardı edilen bir konudur: birkaç aydır hiçbir etkinliğe katılmayan bir üye, yenilememe riski taşır. Katılım verilerinin basit bir analizi bu profilleri tespit etmeye ve onlar ayrılmadan önce hedefli bir mesaj göndermeye imkan tanır.

Pek çok dernekte iletişim, özel eğitimi olmayan ve boş zamanlarında elinden geleni yapan bir gönüllü tarafından yürütülmektedir. Sonuç çoğunlukla düzensizdir: seyrek paylaşımlar, geç gelen bültenler, yıllarca güncellenmemiş bir web sitesi. Yapay zeka bu insani zorluğu ortadan kaldırmaz; ancak kaliteli içerik üretmek için gereken süreyi büyük ölçüde azaltır.

Bir web sitesi oluşturmak ilk adımdır. Kleap, bir derneğin faaliyetini birkaç cümleyle tanımlaması yeterliyken eksiksiz bir site oluşturmasını sağlar. Kod yok, ajans yok, eğitim yok. Site Avrupa'da barındırılır, dakikalar içinde yayınlanır ve yönetim kurulunun herhangi bir üyesi tarafından istedikleri zaman güncellenebilir.

Sitenin ötesinde yapay zeka bültenler, sosyal medya paylaşımları, bağış çağrıları, gönüllü alım duyuruları ve etkinlik konuşmaları oluşturur. Tonu kanala ve alıcıya göre uyarlar; aynı zamanda birden fazla dilde içerik üretebilir; bu özellik iki dilli kantanlarda veya birden fazla İsviçre dil bölgesinde aktif dernekler için özellikle değerlidir.

Bağış toplama, yapay zekanın küçük dernekler için bile ölçülebilir avantaj sağladığı bir alandır. En etkili bağış kampanyaları bir hikaye anlatan, doğru bağışçıya doğru zamanda ulaşan ve uzun vadeli ilişkiyi sürdüren kampanyalardır. Bu segmentasyon ve kişiselleştirme çalışması, eskiden yalnızca özel ekiplere sahip büyük vakıfların yapabildiği bir şeydi; bugün yapay zeka aracılığıyla erişilebilir hale geldi.

Somut olarak: bir dernek projesini yapay zekaya tanımlayabilir, alışılmış bağışçı profilini (eski üyeler, yerel işletmeler, kantonal vakıflar) belirtebilir ve her profile uyarlanmış birden fazla bağış çağrısı taslağı alabilir. Ayrıca bağışçılara sunmak üzere, geçmiş yılın sonuçlarını okunabilir ve ikna edici biçimde gösteren ve baştan sona uzun bir belge yazmayı gerektirmeyen bir etki raporu da oluşturabilir.

Etkinlikler çoğunlukla bir dernek için gerçek sınav anıdır: bir araya getirir, bağlılık oluşturur, fon sağlar. Hazırlanması da oldukça zaman alıcıdır. Yapay zeka birden fazla aşamada devreye girer: etkinlik öncesi davet ve iletişim yazımı, kayıt ve onay yönetimi, program oluşturma ve etkinlik sonrası takip (teşekkürler, tutanaklar, memnuniyet anketleri).

Konferans, festival veya spor etkinliği düzenleyen dernekler için yapay zeka isimli rozetler, konuşmacı bilgi kartları ve katılamayan katılımcılar için oturum özetleri hazırlamaya yardımcı olabilir. Genel kurullar, toplantıdan sonra saatler süren iki görev olan otomatik transkripsiyon ve tutanak oluşturmadan özellikle yararlanır.

Spor federasyonlarının, meslek birliklerinin veya kantonal çatı kuruluşlarının karşılaştığı zorluklar, yerel bir kulübünkinden farklıdır. Onlarca veya yüzlerce üye derneği koordine ederler, daha karmaşık bir kurumsal iletişim yönetirler, kamu otoritelerine sunulan raporlar hazırlarlar ve çoğunlukla çok dilli temsil yükümlülükleri bulunmaktadır.

Bu kuruluşlar için yapay zeka daha yapılandırıcı bir rol üstlenebilir: üye derneklerin faaliyetlerinin toplu panosu, yasal raporların otomatik oluşturulması, resmi belgelerin ulusal diller arasında çevirisi, kurumsal görüş bildirgeleri veya basın bültenlerinin hazırlanmasında destek.

Kleap bu durumlar için özelleştirilmiş bir destek sunar: mevcut süreçlerin analizi, olası kazanımların belirlenmesi, araçların kademeli olarak hayata geçirilmesi. Amaç her şeyi tek seferde otomatikleştirmek değil, yapay zekanın yıl içinde en fazla zaman kazandırdığı 2 veya 3 alanı tespit etmektir.

Bir derneğin yönettiği veriler önemsiz değildir: isimler, adresler, bazı spor veya sağlık dernekleri için sağlık bilgileri, bağışçıların mali verileri, gençlik dernekleri için reşit olmayanlara ilişkin bilgiler. Bu verilerin korunması İsviçre'de yasal bir yükümlülüktür ve 2023 yılında revize edilen Federal Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (LPD, NLPD veya revLPD olarak da bilinir) kapsamında düzenlenmektedir.

Bir yapay zeka aracını benimsemeden önce İsviçreli bir derneğin birkaç noktayı kontrol etmesi gerekir: araç tarafından işlenen verilerin nerede barındırıldığı, üye verilerinin modelleri eğitmek için kullanılıp kullanılmadığı ve hizmet sağlayıcı tarafında bu verilere kimin erişebildiği. Avrupa'da (ideal olarak Avrupa Ekonomik Alanı'nda) barındırma güçlü bir güvencedir; zira Avrupa RGPD'si ve İsviçre NLPD'si karşılıklı yeterlilik ilkesiyle tanınmaktadır.

Kleap tüm verileri Almanya ve Finlandiya'daki Hetzner sunucularında barındırmaktadır. Kullanılan yapay zeka modelleri açık kaynaklıdır ve Kleap'in Avrupa altyapısında çalışmaktadır. Kullanıcı verileri hiçbir zaman modellerin eğitimi için yeniden kullanılmaz. Hassas veriler işleyen dernekler için talep üzerine uyumluluk belgesi sunulmaktadır.

Yapay zekanın bir dernekte benimsenmesi, dijital dönüşüm projesi gerektirmez. Derneklerin büyük çoğunluğu tek bir araçla, tek bir kullanım senaryosunda başlar ve elde edilen sonuçlara göre kademeli olarak genişletir.

İsviçre dernek bağlamında 4 adımlı bir yaklaşım iyi sonuç vermektedir: