AI cho các hiệp hội tại Thụy Sĩ

Trước khi đầu tư thời gian hay tiền bạc, hãy hiểu rõ AI thực sự làm được gì và không làm được gì. Các công cụ AI tạo sinh (văn bản, hình ảnh, tóm tắt tài liệu) hiện nay có thể truy cập từ trình duyệt, không cần cài đặt hay kỹ năng tin học. Chúng hoạt động theo nguyên tắc đơn giản: bạn mô tả điều bạn cần, công cụ tạo ra kết quả để bạn xem lại và điều chỉnh. Đây không phải là thay thế con người: đây là một công cụ tăng tốc. Một hiệp hội trước đây mất 4 giờ để soạn thảo lời kêu gọi quyên góp hàng năm giờ có thể tạo ra phiên bản đầu tiên trong 15 phút và dành phần thời gian còn lại để xem lại và cá nhân hóa. Một thư ký câu lạc bộ viết biên bản cuộc họp bằng tay có thể dựa vào phiên âm tự động. Một người phụ trách truyền thông quản lý một mình ba mạng xã hội có thể lên kế hoạch nội dung cả tháng trong nửa ngày.

Công việc hành chính thường là nguồn gây bức xúc đầu tiên trong một hiệp hội. Nó huy động các tình nguyện viên có năng lực vào những nhiệm vụ ít giá trị gia tăng, gây thiệt hại cho sứ mệnh. AI có thể đảm nhận hoặc đẩy nhanh một phần đáng kể gánh nặng này.

Việc chuẩn bị đại hội thường niên là một ví dụ điển hình: soạn thảo chương trình nghị sự từ các điểm do thành viên cung cấp, tạo mẫu biên bản có cấu trúc, tóm tắt tự động các cuộc trao đổi nếu cuộc họp được ghi âm. Các báo cáo hoạt động hàng năm, thường khiến ban điều hành lo ngại, được xây dựng nhanh hơn từ một bản tổng kết thực tế mà AI định dạng, cấu trúc và làm phong phú thêm. Các hồ sơ xin trợ cấp, đòi hỏi soạn thảo cẩn thận cho những khoản tiền đôi khi khiêm tốn, cũng được hỗ trợ: AI không thay thế nội dung (phải giữ nguyên tính thực tế và đặc trưng của hiệp hội), nhưng nó cấu trúc, diễn đạt lại và điều chỉnh giọng văn phù hợp với người nhận (bang, quỹ, xã).

Mối quan hệ với thành viên và tình nguyện viên là trái tim của mọi hiệp hội. AI cho phép chuyên nghiệp hóa mối quan hệ này mà không làm nặng thêm cơ cấu. Một trong những ứng dụng hữu ích nhất ngay lập tức là quản lý nhắc nhở: nhắc gia hạn thành viên, xác nhận tham gia sự kiện, theo dõi hội phí chưa nộp. Những nhiệm vụ này, thường bị bỏ qua vì thiếu thời gian, có thể được tự động hóa với các tin nhắn cá nhân hóa.

Đối với các hiệp hội quản lý tình nguyện viên trong các nhiệm vụ cụ thể (sự kiện thể thao, tuần tra, lễ hội), AI giúp lập kế hoạch phân công dựa trên lịch rảnh và kỹ năng đã đăng ký. Việc tiếp nhận tình nguyện viên mới, thường không chính thức và không đồng đều, có thể được chuẩn hóa: AI tạo ra hồ sơ chào đón cá nhân hóa, tóm tắt các quy tắc của hiệp hội, lịch đào tạo.

Phát hiện sự giảm gắn kết là một vấn đề thường bị đánh giá thấp: một thành viên không còn tham gia sự kiện nào trong nhiều tháng đại diện cho rủi ro không gia hạn. Một phân tích đơn giản về dữ liệu tham dự giúp xác định những hồ sơ này và gửi cho họ một tin nhắn có mục tiêu trước khi họ rời đi.

Đối với nhiều hiệp hội, truyền thông được đảm nhận bởi một tình nguyện viên cố gắng hết sức, không có đào tạo chuyên môn, trong thời gian rảnh. Kết quả thường không đồng đều: các bài đăng thưa thớt, bản tin chậm trễ, trang web lỗi thời nhiều năm. AI không loại bỏ thách thức về con người này, nhưng nó giảm đáng kể thời gian cần thiết để sản xuất nội dung chất lượng.

Việc tạo trang web là bước đầu tiên. Kleap cho phép một hiệp hội tạo ra một trang web đầy đủ chỉ bằng cách mô tả đơn giản hoạt động của mình trong vài câu. Không cần code, không cần đại lý, không cần đào tạo. Trang web được lưu trữ tại châu Âu, được xuất bản trong vài phút và có thể được cập nhật bất cứ lúc nào bởi bất kỳ thành viên nào của ban điều hành.

Beyond trang web, AI tạo ra bản tin, bài đăng cho mạng xã hội, lời kêu gọi quyên góp, thông báo tuyển dụng tình nguyện viên, bài phát biểu cho các sự kiện. Nó điều chỉnh giọng điệu theo kênh và người nhận, và có thể sản xuất nội dung bằng nhiều ngôn ngữ, điều này đặc biệt hữu ích ở các bang song ngữ hoặc cho các hiệp hội hoạt động ở nhiều vùng ngôn ngữ Thụy Sĩ.

Gây quỹ là một lĩnh vực mà AI mang lại lợi thế đo lường được, ngay cả đối với các hiệp hội nhỏ. Các chiến dịch quyên góp hiệu quả nhất là những chiến dịch kể một câu chuyện, tiếp cận đúng người hiến tặng vào đúng thời điểm, và duy trì mối quan hệ lâu dài. Công việc phân khúc và cá nhân hóa này, trước đây chỉ dành cho các quỹ lớn có đội ngũ riêng, ngày nay có thể thực hiện được thông qua AI.

Cụ thể: một hiệp hội có thể mô tả dự án của mình cho AI, xác định hồ sơ người hiến tặng thường xuyên (cựu thành viên, doanh nghiệp địa phương, quỹ bang), và nhận được nhiều biến thể lời kêu gọi quyên góp phù hợp với từng hồ sơ. Họ cũng có thể tạo ra báo cáo tác động dành cho người hiến tặng, trình bày kết quả của năm qua một cách dễ đọc và thuyết phục, mà không cần soạn thảo một tài liệu dài từ đầu.

Các sự kiện thường là khoảnh khắc thử nghiệm thực sự cho một hiệp hội: chúng tập hợp, gắn kết, gây quỹ. Chúng cũng rất tốn thời gian để chuẩn bị. AI tham gia ở nhiều giai đoạn: soạn thảo thư mời và thông tin liên lạc trước sự kiện, quản lý đăng ký và xác nhận, tạo chương trình, và theo dõi sau sự kiện (cảm ơn, biên bản, khảo sát mức độ hài lòng).

Đối với các hiệp hội tổ chức hội thảo, lễ hội hoặc sự kiện thể thao, AI có thể giúp tạo thẻ nhận dạng cá nhân, tờ thông tin cho diễn giả, tóm tắt phiên cho những người không thể tham dự. Các đại hội thường niên đặc biệt hưởng lợi từ phiên âm tự động và tạo biên bản, hai nhiệm vụ thường mất nhiều giờ sau cuộc họp.

Những thách thức của các liên đoàn thể thao, liên minh nghề nghiệp hoặc các tổ chức mái bang khác với những thách thức của một câu lạc bộ địa phương. Họ điều phối hàng chục hoặc hàng trăm hiệp hội thành viên, quản lý truyền thông tổ chức phức tạp hơn, tạo ra báo cáo cho các cơ quan công quyền, và thường có nghĩa vụ đại diện đa ngôn ngữ.

Đối với các tổ chức này, AI có thể đóng vai trò cấu trúc hơn: bảng tổng hợp hoạt động của các hiệp hội thành viên, tạo tự động báo cáo theo quy chế, dịch tài liệu chính thức giữa các ngôn ngữ quốc gia, hỗ trợ soạn thảo quan điểm hay thông cáo báo chí tổ chức.

Kleap cung cấp cho những trường hợp này dịch vụ hỗ trợ tùy chỉnh: phân tích các quy trình hiện tại, xác định những lợi ích có thể, triển khai các công cụ một cách dần dần. Mục tiêu không phải là tự động hóa tất cả cùng một lúc, mà là xác định 2 hoặc 3 dự án mà AI giải phóng nhiều thời gian nhất trong năm.

Dữ liệu mà một hiệp hội quản lý không phải là vô hại: tên, địa chỉ, thông tin sức khỏe đối với một số hiệp hội thể thao hoặc y tế, dữ liệu tài chính của người hiến tặng, thông tin về trẻ vị thành niên đối với các hiệp hội thanh thiếu niên. Bảo vệ dữ liệu này là nghĩa vụ pháp lý ở Thụy Sĩ, được quy định bởi Luật Liên bang về Bảo vệ Dữ liệu (LPD, sửa đổi năm 2023, còn được gọi là NLPD hoặc revLPD).

Trước khi áp dụng một công cụ AI, một hiệp hội Thụy Sĩ phải kiểm tra một số điểm: nơi lưu trữ dữ liệu được xử lý bởi công cụ, liệu dữ liệu thành viên có được sử dụng để đào tạo mô hình hay không, và ai có quyền truy cập vào dữ liệu đó từ phía nhà cung cấp. Lưu trữ tại châu Âu (lý tưởng là trong Khu vực Kinh tế Châu Âu) là một đảm bảo mạnh mẽ, vì RGPD châu Âu và NLPD Thụy Sĩ được công nhận tương đương lẫn nhau.

Kleap lưu trữ tất cả dữ liệu trên các máy chủ Hetzner đặt tại Đức và Phần Lan. Các mô hình AI được sử dụng là mã nguồn mở và chạy trên cơ sở hạ tầng châu Âu của Kleap. Dữ liệu người dùng không bao giờ được tái sử dụng để đào tạo mô hình. Đối với các hiệp hội xử lý dữ liệu nhạy cảm, tài liệu tuân thủ có sẵn theo yêu cầu.

Việc áp dụng AI trong một hiệp hội không đòi hỏi một dự án chuyển đổi kỹ thuật số. Hầu hết các hiệp hội bắt đầu với một công cụ duy nhất, trên một trường hợp sử dụng duy nhất, và mở rộng dần dần theo kết quả đạt được.

Phương pháp 4 bước hoạt động tốt trong bối cảnh hiệp hội Thụy Sĩ: